Firma digitale per notai e professionisti: come scegliere la soluzione giusta

La firma digitale rappresenta oggi una vera e propria necessità imprescindibile per chi opera nel mondo giuridico e nelle professioni fortemente regolamentate. La trasformazione digitale che sta coinvolgendo le aziende e le PMI italiane, compreso l’intero settore legale, ha reso necessario l’impiego di sistemi sicuri e legalmente riconosciuti capaci di garantire autenticità, integrità e validità degli atti.

Per un notaio, che con la sua professione custodisce il valore legale dei documenti più rilevanti nella vita delle persone e delle imprese, scegliere la giusta soluzione di firma digitale significa proteggere la propria responsabilità professionale e garantire ai clienti standard elevati di sicurezza e affidabilità. Lo stesso vale però per altre professioni come avvocati, commercialisti e, in generale, tutti quegli ambiti che richiedono strumenti affidabili e conformi alle normative europee ed internazionali.

Le soluzioni sono però varie ed eterogenee a seconda delle esigenze specifiche: esistono infatti diverse tipologie di firma digitale, differenti provider e numerosi aspetti da valutare che vanno dal supporto tecnico alla facilità d’uso. Proprio per questo motivo, affidarsi a una consulenza IT qualificata e di alto livello come quella offerta da Lanpartners permette di evitare scelte improvvisate e di orientarsi al meglio verso la soluzione più adatta e conforme alle proprie necessità lavorative.

Cos’è e come funziona la firma digitale 

La firma digitale è uno strumento informatico che consente di attribuire a un documento elettronico lo stesso valore legale di una firma autografa su carta. La sua architettura è basata su un sistema crittografico a chiave pubblica e privata: il titolare utilizza la chiave privata per apporre la firma, mentre la chiave pubblica serve a verificarne la validità.

Attenzione tuttavia a non confonderla con la firma elettronica semplice o con la firma elettronica avanzata: queste ultime garantiscono infatti un livello di sicurezza inferiore e, in alcuni casi, non hanno pieno valore legale. 

La firma digitale per notai, invece, è per sua natura certificata da un ente accreditato e permette di assicurare tre aspetti fondamentali:

• Autenticità, perché lega in modo univoco il documento al firmatario.
• Integrità, perché garantisce che il contenuto non sia stato alterato.
• Non ripudio, perché impedisce al firmatario di negare la propria sottoscrizione.

Questi elementi la rendono indispensabile nel mondo professionale e in quello notarile in particolare.

Il valore legale della firma digitale

L’adozione della firma digitale è molto più che una questione di praticità: il suo valore legale è infatti sancito a livello europeo e nazionale. Il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) ha introdotto un quadro normativo comune che garantisce la validità della firma digitale in tutti i Paesi dell’Unione Europea. In Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) rafforza ulteriormente questo principio, equiparandola alla firma autografa.

Per i notai questo valore legale è ancora più importante, visto che ora un atto pubblico firmato digitalmente ha la stessa efficacia probatoria di quello cartaceo. Questa modalità permette di gestire rogiti, procure, contratti e altri documenti complessi in formato elettronico, con piena validità giuridica. 

Anche i professionisti di altri settori, come commercialisti o consulenti del lavoro, possono beneficiare della certezza giuridica che questa firma assicura, riducendo rischi di contestazioni e aumentando la fiducia dei clienti.

L’utilizzo della firma digitale: focus su notai e professionisti

L’utilizzo della firma digitale si è ormai diffuso tra moltissime categorie di professionisti; da tecnologia di nicchia e poco utilizzata, nel 2025 rappresenta uno strumento quotidiano e lo standard in molte attività.

Tra i principali utilizzatori della firma digitale troviamo:

• Avvocati, che la impiegano per depositare atti giudiziari e documenti processuali.
• Commercialisti, che la utilizzano per bilanci, dichiarazioni fiscali e comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.
• Ingegneri e architetti, che presentano progetti digitali firmati per appalti e gare pubbliche.
• Imprenditori, che la adottano per la firma di contratti aziendali o accordi di fornitura.
• Notai, che ne fanno l’uso più stringente e obbligatorio, essendo garanti della legalità di atti di enorme rilevanza.

Per la categoria notarile, la firma digitale è un requisito imprescindibile per l’autenticità degli atti. Senza di essa, infatti, un documento informatico non potrebbe essere riconosciuto valido né opponibile a terzi.

Perché la firma digitale è indispensabile per i notai

Come abbiamo spiegato, il lavoro notarile si distingue per la delicatezza e il peso legale dei documenti trattati come compravendite immobiliari, successioni, procure speciali, costituzioni societarie, mutui. In tutti questi casi la firma digitale è lo strumento che garantisce la validità dell’atto nel formato elettronico, evitando manipolazioni e rendendo ogni passaggio sicuro e inalterabile.

Un atto notarile privo della corretta firma digitale perderebbe di fatto la sua efficacia, esponendo lo studio e i clienti a gravi rischi. La firma digitale del notaio, al contrario, assicura:

• Sicurezza giuridica, perché è conforme alle normative vigenti.
• Efficienza operativa, con la possibilità di gestire pratiche in tempi rapidi.
• Flessibilità, grazie all’opportunità di operare anche da remoto.
• Tutela della responsabilità, elemento centrale nella professione notarile.

Un esempio pratico è il rogito immobiliare, che oggi può essere completato interamente in digitale, con risparmio di tempo e massima sicurezza per tutte le parti coinvolte.

Tipologie di firma digitale: quale scegliere per i notai

Il mercato propone diverse tipologie di firma digitale, ognuna con caratteristiche specifiche. Per una scelta corretta e responsabile occorre quindi valutare usabilità, livello di sicurezza e conformità normativa. Prima di analizzarle, ricordiamo sempre ai nostri clienti che un errore nella scelta può compromettere l’efficienza operativa di uno studio notarile o professionale.

Le principali tipologie di firma elettronica oggi a disposizione sono:

• Firma digitale remota: si basa su sistemi cloud e può essere utilizzata tramite autenticazione OTP (One Time Password). È comoda, veloce e non richiede dispositivi fisici, ma dipende completamente da una connessione stabile e sicura.
• Firma digitale locale: utilizza smart card o token USB. È molto sicura, ma meno pratica da portare con sé poiché richiede lettori fisici.
• Firma grafometrica: si basa sul tratto grafico apposto su tablet con riconoscimento biometrico. È utile per alcune tipologie di professionisti, ma non sempre equiparata alla firma digitale dal punto di vista legale.

Per i notai, la soluzione più consigliata è spesso quella locale o remota certificata, in grado di garantire il massimo livello di sicurezza e conformità normativa.

Come scegliere la soluzione giusta per notai e professionisti

Oltre al semplice acquisto del software, la scelta della firma digitale è un processo che richiede valutazioni tecniche, normative e operative. Per non incorrere in errori, è fondamentale analizzare diversi criteri chiave come:

• Conformità alle normative, per garantire che la soluzione sia riconosciuta da AgID e conforme al regolamento eIDAS.
• Sicurezza del sistema, con certificazioni e protocolli avanzati di protezione.
• Facilità d’uso, per integrare la firma digitale senza rallentare le attività quotidiane.
• Compatibilità, con software notarili e strumenti già in uso.
• Assistenza e supporto tecnico, indispensabili per risolvere rapidamente eventuali problemi.
• Aggiornamenti costanti, per restare conformi alle evoluzioni legislative e tecnologiche.

Molti professionisti, estremamente esperti nel proprio settore ma con lacune nell’utilizzo di dispositivi digitali, commettono l’errore di scegliere soluzioni low-cost non certificate, rischiando invalidità legali e perdita di tempo. Ecco perché affidarsi a un consulente specializzato come Lanpartners consente di adottare la soluzione più adatta, sicura e sostenibile per la propria attività.

Firma digitale e notai: l’importanza di scegliere con la giusta consulenza

La digitalizzazione ha trasformato in profondità l’attività notarile e il lavoro di professionisti come commercialisti e avvocati: oggi non basta più conoscere le normative, serve anche adottare strumenti tecnologici solidi e all’altezza delle proprie responsabilità. La firma digitale non è soltanto una questione di conformità legale, ma una scelta che incide sulla fiducia dei clienti, sull’efficienza quotidiana e sull’immagine stessa dello studio.

Ecco perché il punto non è “se adottarla”, ma come farlo al meglio. Con soluzioni così differenti presenti sul mercato, scegliere quella sbagliata può rivelarsi un ostacolo invece che un vantaggio. Per questo, in Lanpartners non proponiamo pacchetti standard, ma accompagniamo notai e professionisti in un percorso su misura che, partendo dall’analisi delle esigenze concrete, arriva a implementare la tecnologia più adatta senza compromessi sulla sicurezza.

Se vuoi che la firma digitale diventi più di un semplice obbligo burocratico, affidati a Lanpartners: l’esperienza IT di alto livello al servizio delle professioni che non possono permettersi errori.