Power BI: come usare la business intelligence per prendere decisioni strategiche

Le aziende di ogni settore si trovano oggi a dover lavorare e gestire un’enorme quantità di dati generati quotidianamente da output differenti per quanto riguarda le vendite, le interazioni con i clienti, le campagne marketing, la produzione e la logistica. Quando le informazioni sono così facilmente reperibili (e in quantità così elevate), la vera sfida per le imprese che operano in contesti digitali consiste nell’essere in grado di analizzare e interpretare questa mole di dati grezzi per riuscire a prendere decisioni rapide, efficaci e strategiche. È proprio questo ciò che tenta di fare la business intelligence.

La business intelligence (BI) è oggi uno dei principali strumenti per convertire i dati nel vero motore delle decisioni aziendali, trasformandoli in insight operativi e consentendo il monitoraggio costante e strategico delle attività aziendali.

Tra gli strumenti in grado di integrare, analizzare e presentare i dati in modo chiaro, Microsoft Power BI è uno dei più avanzati e diffusi per PMI e multinazionali: oltre a rappresentare i dati sotto forma di grafici, infatti, li collega a fonti diverse, li elabora in tempo reale e permette di esplorarli con un livello di interattività elevato.

Lanpartners affianca le aziende in questo percorso, integrando Power BI nei processi esistenti, formando i team e garantendo che la gestione dei dati sia sicura, strutturata e utile alle decisioni.

Che cos’è la Business Intelligence in azienda

La business intelligence è la disciplina che permette di trasformare grandi quantità di dati aziendali in informazioni utili, affidabili e comprensibili, su cui poi possono essere basate le scelte strategiche e operative dell’impresa. A differenza di un semplice sistema di reportistica, la BI contestualizza i numeri, li collega tra loro e li rende parte di una narrazione coerente e (soprattutto) comprensibile, senza avere necessariamente nozioni di informatica avanzata.

Per un’impresa, adottare un sistema di BI significa dotarsi di un’infrastruttura capace di integrare dati provenienti da più fonti (ERP, CRM, sistemi di produzione, piattaforme di e-commerce, analisi di mercato) e uniformarli in un modello di lettura unico. Questo modello diventa quindi la vera base su cui applicare analisi, confronti temporali, simulazioni e proiezioni. Il risultato è la possibilità di individuare le opportunità, anticipare i rischi, ottimizzare le risorse e misurare l’efficacia delle strategie in corso, conservando tutto in un unico spazio di lavoro. In questo senso, la BI va oltre il concetto di semplice strumento tecnico, diventando un fattore decisivo che incide sulla competitività di un’azienda sul mercato.

Come funziona la Business Intelligence

Un sistema di business intelligence opera seguendo un flusso continuo e strutturato. Tutto parte dalla connessione a diverse fonti di dati, che possono essere in locale o  in cloud, interne all’azienda o esterne. Una volta acquisiti, i dati vengono sottoposti a processi di pulizia e trasformazione: si eliminano errori e duplicati, si uniformano formati e nomenclature e si aggregano le informazioni per renderle coerenti e confrontabili.

A questo punto entra in gioco la modellazione, in cui si definiscono relazioni tra tabelle e dati diversi, indicatori chiave di performance (KPI) e formule di calcolo necessarie alla rappresentazione. Questa è, nello specifico, la fase in cui i dati grezzi diventano strutturati e pronti per l’analisi. La visualizzazione rappresenta il passaggio successivo: dashboard e report permettono di esplorare le informazioni in modo interattivo, filtrando, approfondendo e confrontandole in tempo reale. Infine, la condivisione e la governance garantiscono che queste informazioni arrivino in modo sicuro e mirato alle persone giuste, mantenendo la qualità e l’affidabilità nel tempo.

Microsoft Power BI: panoramica e componenti chiave

Per operare efficacemente con la business intelligence, Power BI è una delle piattaforme di analisi dati migliori: sviluppata da Microsoft, permette alle aziende di unire tutte le fasi della BI in un unico ambiente. Non dobbiamo immaginarlo come un semplice software di visualizzazione, poiché rappresenta un sistema completo che integra raccolta, trasformazione, modellazione e presentazione dei dati. La sua architettura modulare consente di scalare dalle esigenze di un piccolo reparto a quelle di una multinazionale.

I principali componenti di questo strumento di alto livello sono:

• Power BI Desktop: applicazione per PC che consente di connettersi a varie fonti dati, eseguire trasformazioni, creare modelli e sviluppare report interattivi. È la base di ogni progetto Power BI, pensata per l’analista che lavora alla preparazione dei contenuti;
• Power BI Service: piattaforma cloud in cui pubblicare, condividere e aggiornare i report creati in Desktop. Qui avviene la collaborazione tra utenti, la gestione dei permessi e l’automazione degli aggiornamenti dei dati;
• Power BI Mobile: app per smartphone e tablet che consentono di consultare dashboard e report ovunque, con interfacce ottimizzate per i dispositivi mobili;
• Power BI Premium: piano dedicato alle esigenze enterprise, che offre capacità di calcolo e archiviazione dedicate, refresh dei dati più frequenti, funzioni di intelligenza artificiale e gestione multi-geografica;
• Power BI Report Server: soluzione per le aziende che devono mantenere i dati on-premise, con la possibilità di distribuire report in un ambiente controllato e conforme a specifiche politiche di sicurezza.

Funzionalità principali di Power BI

Prima di elencare le funzionalità di cui è dotato il software di Microsoft, va chiarito che Power BI viene usato sia per analisi esplorative rapide sia per monitoraggi costanti delle performance e delle strategie di comunicazione aziendali. In questo senso, risulta ideale per scenari che vanno dal reporting direzionale alla verifica operativa di reparti specifici.

Tra le decine di funzioni disponibili, le più utili ed efficaci sono:

• Visualizzazioni interattive: grafici, tabelle, mappe e indicatori KPI che possono essere filtrati e modificati in tempo reale, permettendo di esplorare i dati da diverse angolazioni;
• Analisi self-service: funzioni che permettono a utenti non tecnici di creare e modificare report in autonomia, riducendo la dipendenza dai reparti IT;
• Modellazione avanzata dei dati: tramite il linguaggio DAX e le funzionalità di Power Query è possibile costruire calcoli complessi, aggregazioni dinamiche e modelli su misura per le specifiche logiche aziendali;
• Integrazione con molteplici fonti: dal semplice file Excel a database relazionali, piattaforme cloud, sistemi ERP e CRM, fino a API e servizi web;
• Collaborazione sicura: possibilità di lavorare su dashboard condivise, commentare i report, definire ruoli e autorizzazioni a livello di riga per garantire che ciascun utente veda solo ciò che gli compete;
• Aggiornamenti automatici: programmazione del refresh dei dati a intervalli regolari, affinché i report riflettano sempre la situazione più recente.

Licenze e modalità di utilizzo

Una volta deciso di adottare Power BI per la gestione e la lettura dei propri dati aziendali, è fondamentale comprendere le differenze tra le licenze disponibili, per poter scegliere il piano più adatto alle esigenze reali dell’impresa. Le licenze non si differenziano solo per prezzo, ma anche per funzionalità, modalità di distribuzione e capacità di gestione dei dati. Scegliere quella sbagliata può portare a costi superflui o, al contrario, a limitazioni che frenano l’efficacia del progetto di Business Intelligence.

Lanpartners supporta le aziende anche nella scelta del piano corretto in base alle esigenze specifiche dell’attività, in modo da garantire la massima funzionalità possibile evitando investimenti inutili e perdite di tempo.

• Power BI Desktop: gratuito, consente di creare e modificare report sul proprio PC, ma senza funzioni di condivisione diretta. Ideale per analisi personali o sviluppo di prototipi;
• Power BI Pro: include tutte le funzionalità di condivisione e collaborazione online, l’accesso ai workspace condivisi e la possibilità di integrare i report con altre app Microsoft 365;
• Power BI Premium: offre capacità di calcolo dedicate, tempi di refresh più rapidi, gestione di dataset di grandi dimensioni e funzioni di AI. È pensato per aziende con molti utenti o con esigenze di performance elevate;
• Power BI Embedded: permette di integrare report e dashboard all’interno di applicazioni personalizzate, con gestione delle licenze a livello di app e non di singolo utente;
• Power BI Report Server: soluzione per chi non può o non vuole utilizzare il cloud, mantenendo i dati e i report in un’infrastruttura locale, ma con molte delle funzionalità di visualizzazione avanzata.

Microsoft aggiorna continuamente i propri piani e le licenze: anche per questo, diffidare dal fai-da-te e affidarsi a un’agenzia di alto livello come Lanpartners è importante per le aziende che vogliono evitare sprechi e ottenere il meglio dall’investimento.

Strumenti avanzati e componenti aggiuntivi

Oltre alle funzionalità di base, Power BI può essere potenziato con strumenti avanzati e componenti che amplificano enormemente le possibilità di analisi. La scelta di quali utilizzare dipende dalla complessità dei progetti e dal livello di dettaglio richiesto.

• Power BI Report Server: permette di ospitare report on-premises per aziende che preferiscono o devono mantenere i dati all’interno della propria infrastruttura;
• Dataflows: consentono di centralizzare processi di trasformazione dati, riutilizzandoli in più report senza doverli ricreare da zero;
• Componenti AI: modelli predittivi, analisi del linguaggio naturale e rilevamento automatico di pattern per rendere le analisi più intelligenti e veloci;
• Visual personalizzate: marketplace con centinaia di grafici e visualizzazioni aggiuntive sviluppate dalla community o da partner certificati, utili per esigenze specifiche.

Benefici strategici per le organizzazioni

L’adozione di Microsoft Power BI non rappresenta semplicemente l’implementazione di un nuovo software: di fatto, è l’inizio di una vera rivoluzione aziendale in cui i dati sono alla base del lavoro quotidiano e della programmazione strategica. Le organizzazioni che investono in questo strumento scoprono che il valore reale, più che nei grafici accattivanti o nei dashboard interattivi, risiede nella possibilità di prendere decisioni più rapide, fondate su evidenze concrete e non su mere intuizioni. Questa transizione dal “pensare per ipotesi” al “decidere per prove” diventa un vantaggio competitivo che può influire su ogni livello dell’impresa, dal top management fino alle unità operative.

• Decisioni più rapide e mirate: con la business intelligence, grazie alla possibilità di accedere ai dati in tempo reale e di analizzarli con facilità, i processi decisionali si riducono in tempi e aumentano in precisione. Non è più necessario attendere report settimanali o mensili, perché le informazioni sono sempre disponibili e aggiornate;
• Migliore allocazione delle risorse: la visualizzazione chiara di performance e trend consente di identificare aree che necessitano di investimenti o tagli, ottimizzando budget e risorse operative;
• Aumento della collaborazione interna: con dashboard condivisi e accessibili a diversi reparti, Power BI favorisce un linguaggio comune e una comprensione unificata degli obiettivi aziendali, riducendo incomprensioni e silos informativi;
• Maggiore capacità di previsione: le funzioni di analisi predittiva aiutano a stimare l’andamento di vendite, domanda di mercato o esigenze produttive, permettendo di pianificare con maggiore precisione;
• Riduzione del rischio: l’analisi immediata dei dati permette di individuare anomalie o criticità prima che diventino problemi strutturali, migliorando la resilienza dell’organizzazione.

In sintesi, Power BI è un vero acceleratore strategico in grado, con le sue numerose funzionalità, di trasformare la gestione aziendale in un processo dinamico, informato e orientato alla crescita sostenibile.

Come Lanpartners supporta l’adozione di Power BI

Scegliere Power BI e affidarsi alla business intelligence è una decisione intelligente, ma il vero vantaggio deriva dal modo in cui viene introdotto e integrato nell’organizzazione. Lanpartners affianca le aziende in ogni fase di questo percorso, trasformando uno strumento potente in una risorsa realmente strategica. Si parte da un’analisi approfondita degli obiettivi e dei processi aziendali per costruire una struttura di report e dashboard su misura, capace di rispondere alle esigenze specifiche di chi dovrà usarli ogni giorno.

L’approccio dell’agenzia unisce competenze tecniche e visione strategica: l’implementazione viene studiata nei minimi dettagli, l’integrazione con i sistemi esistenti avviene in modo fluido e sicuro e i team vengono formati per utilizzare la piattaforma in maniera autonoma ed efficace. Il supporto, poi, non va ad esaurirsi con la consegna e l’installazione del progetto: Lanpartners. con il suo helpdesk informatico dedicato e il suo servizio esclusivo di IT CONCIERGE®, rimane un punto di riferimento costante, assicurando aggiornamenti, ottimizzazioni e consulenza continua.

Con degli interventi mirati Power BI diventa un alleato concreto per le decisioni aziendali, capace di far parlare i numeri con chiarezza e di offrire una visione d’insieme completa per misurare attività e performance. Con Lanpartners, le aziende non si limitano a “usare” Power BI: lo vivono come parte integrante della propria strategia di crescita.