Gestione documentale: i migliori software per archiviare in sicurezza

Ogni giorno un’impresa produce e riceve una mole enorme di documenti digitali tra contratti, preventivi, report, fatture elettroniche, email, allegati, comunicazioni via chat o piattaforme collaborative: senza un sistema strutturato di gestione documentale, questo patrimonio informativo rischia di generare un vero e proprio caos, con versioni duplicate, documenti introvabili, errori di condivisione e persino esposizione a rischi di sicurezza.

Il passaggio da cartaceo a digitale ha reso ancor più evidente come archiviare non significhi solo conservare, ma soprattutto gestire la documentazione. La gestione documentale è, infatti, quel processo che rende le informazioni immediatamente disponibili alle persone che ne necessitano, garantendo al contempo ordine, sicurezza e conformità normativa.

I moderni sistemi di gestione dei documenti digitali, come un DMS (Document Management System), non riguardano  solo l’ambito tecnico: la soluzione scelta rappresenta un investimento che incide direttamente su produttività, reputazione e competitività a livello nazionale e internazionale.

In questo scenario, un partner specializzato come Lanpartners affianca le imprese nell’analisi dei bisogni, nella scelta dei migliori software e nella progettazione di soluzioni integrate e conformi alle normative. La gestione documentale, se guidata da competenza e metodo, diventa il cuore di una strategia digitale solida e sostenibile nel lungo periodo.

Cos’è la gestione documentale

La gestione documentale è dunque l’insieme di processi, tecnologie e regole che consentono di governare l’intero ciclo di vita di un documento digitale, dalla creazione fino alla conservazione a norma o all’eliminazione programmata. Non va quindi confusa con il semplice “salvataggio di file”: è, infatti, un approccio sistemico che prevede classificazione, indicizzazione, versioning, ricerca avanzata, tracciamento degli accessi e workflow approvativi.

Il documento informatico, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ha piena validità legale e deve quindi essere gestito secondo regole precise. Un DMS permette, di fatto, di strutturare processi come acquisizione (anche tramite scansione e OCR di materiali cartacei), assegnazione di metadati, definizione di permessi di accesso, applicazione di firme elettroniche e conservazione digitale a norma.

Inoltre, quando si prendono in considerazione contesti aziendali complessi, la gestione documentale prevede anche integrazione con altri sistemi come ERP, CRM, strumenti di collaborazione, posta elettronica e piattaforme di firma digitale. L’obiettivo ultimo non è solo archiviare, ma soprattutto garantire che ogni informazione sia rintracciabile, sicura e pronta all’uso operativo o in caso di necessità probatoria.

I vantaggi della gestione documentale per le aziende

I vantaggi di una gestione documentale seria coinvolgono tutti i livelli organizzativi di un’attività: i dipendenti trovano più facilmente ciò che serve, i manager possono basare le decisioni su informazioni affidabili e sicure, mentre il reparto IT ha la certezza di avere tra le mani sistemi totalmente sicuri e conformi a tutte le normative oggi vigenti. La gestione documentale è, nei fatti, uno dei tanti step della trasformazione digitale che possiamo osservare oggi nelle aziende italiane: un cambiamento di questo genere porta, nelle intenzioni, a ridurre gli sprechi, ad aumentare la produttività e a garantire continuità operativa soprattutto in scenari di lavoro ibrido o distribuito.

• Produttività: meno tempo sprecato nella ricerca di file, più facilità di accesso alle informazioni rilevanti, migliore collaborazione tra team anche in smart-working.
• Controllo delle versioni: ogni modifica viene tracciata, diminuendo il rischio di errori e duplicazioni.
• Conformità: policy di conservazione, tracciabilità e audit trail garantiscono il rispetto delle norme, agevolando eventuali verifiche da parte di autorità e ispettori.
• Sicurezza: cifratura dei dati, gestione specifica dei permessi, sistemi di backup e disaster recovery riducono il rischio di data breach.
• Riduzione dei costi: meno carta, meno necessità di spazio fisico, meno errori operativi e ridondanze.
• Automazione: OCR, classificazione automatica, workflow digitali riducono attività manuali e aumentano l’efficienza.

Normative e compliance: un DMS sicuro e in regola

Il tema normativo rappresenta una delle principali spinte all’adozione di sistemi di gestione documentale moderni. Oltre all’efficienza operativa, deve essere assicurato che ogni documento sia trattato in conformità alle leggi vigenti in ambito nazionale che europeo. 

Una violazione di queste norme può comportare non solo sanzioni economiche, ma anche danni reputazionali poi complessi da recuperare nel breve periodo, specialmente in un mondo così interconnesso a ogni livello come quello odierno. È quindi fondamentale che un DMS incorpori funzioni specifiche per la governance, la sicurezza e la validità legale dei documenti digitali.

• GDPR: impone la salvaguardia dei dati personali e il rispetto delle tempistiche di conservazione.
• eIDAS ed eIDAS 2: regolamenti europei che disciplinano firme elettroniche, identità digitale e servizi fiduciari, fondamentali per attribuire validità legale ai documenti.
• Codice dell’Amministrazione Digitale e Linee guida AgID: definiscono requisiti tecnici e giuridici per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, oggi punto di riferimento anche per i privati.
• Normativa fiscale italiana (D.M. MEF 17/06/2014): stabilisce criteri e scadenze per la conservazione a fini tributari e per l’imposta di bollo digitale.
• Direttiva NIS2 e recepimento italiano: richiedono misure di sicurezza e gestione del rischio anche per i sistemi di archiviazione digitale in contesti critici.
• Standard internazionali ISO (15489, 27001): best practice di records management e sistemi di sicurezza delle informazioni.

Requisiti fondamentali di un moderno sistema di gestione documentale

Dopo aver attentamente valutato vantaggi e normative esistenti, occorre soffermarsi  sui requisiti indispensabili di un buon gestionale aziendale per la gestione della documentazione. Un sistema moderno deve infatti soddisfare diversi criteri, tenendo  conto della sicurezza, della governance dei dati, della capacità di integrarsi con l’ecosistema IT aziendale e della facilità d’uso per gli utenti finali. Solo la sincronia perfetta di tutte queste caratteristiche può garantire un’adozione soddisfacente del software da parte dei collaboratori  e un ritorno concreto sull’investimento fatto, evitando che lo strumento resti confinato a pochi reparti.

• Sicurezza by design: cifratura dei dati, gestione degli accessi con SSO e MFA, audit trail immutabili.
• Governance e compliance: politiche di conservazione automatica, gestione delle retention, classificazioni sensibili e controlli DLP.
• Gestione del ciclo di vita: versioning, firme elettroniche avanzate, strumenti di conservazione digitale a norma.
• Ricerca e intelligenza artificiale: OCR integrato, classificazione automatica, suggerimenti per il tagging e ricerche semantiche.
• Integrazioni: compatibilità con Microsoft 365, ERP, CRM, PEC, e-signature, API per connettori custom.
• Usabilità: interfaccia intuitiva, mobile-friendly, possibilità di lavorare offline.
• Scalabilità: modelli cloud, on-premise o ibridi, con backup e disaster recovery integrati.
• Gestione dei costi: licenze trasparenti, amministrazione centralizzata, monitoraggio KPI di adozione.

Come abbiamo selezionato i migliori software per la gestione documentale

Nella scelta dei migliori software per la gestione documentale, abbiamo considerato dei  criteri che tengano conto delle esigenze reali delle imprese. Prima di tutto, abbiamo valutato la diffusione sul mercato e la solidità del vendor, dato che un sistema documentale serio deve garantire continuità nel tempo. 

È stato poi fondamentale prendere in considerazione le funzionalità di governance, la conformità alle normative nazionali ed europee e la capacità di integrarsi con gli strumenti esistenti in azienda, come ERP, CRM o suite di collaborazione. 

Anche la scalabilità ha avuto un ruolo decisivo, dato che le aziende possono iniziare da un progetto pilota e avere bisogno di crescere rapidamente. 

Infine, abbiamo rilievo all’usabilità, perché un DMS complesso ma poco intuitivo rischia di essere rifiutato dagli utenti, vanificando l’investimento. Su queste basi, proponiamo dunque una selezione di soluzioni che rappresentano il giusto equilibrio tra affidabilità, innovazione e valore concreto per il business.

Microsoft SharePoint Online + Microsoft 365 Purview

La combinazione di SharePoint Online e Microsoft Purview è lo standard per molte aziende già inserite nell’ecosistema Microsoft 365. Oltre a funzioni classiche di versioning, librerie e metadati, integra strumenti avanzati di governance: etichette di retention, gestione delle disposition, controlli DLP e audit trail. Perfetto per realtà che già utilizzano Teams, OneDrive e Outlook.

M-Files

M-Files si distingue per il modello “metadata-driven”: i documenti vengono organizzati in base a cosa sono, non a dove si trovano. La tecnologia AI supporta inoltre classificazione, tagging e workflow. Disponibile in cloud, on-prem o ibrido, è ideale per aziende che vogliono ridurre duplicazioni e semplificare la ricerca.

DocuWare Cloud

DocuWare è una soluzione cloud-first, molto diffusa anche in Italia. Offre OCR, moduli elettronici, workflow approvativi e app mobile. Con data center certificati ISO e funzioni di conservazione a norma, è adatto a PMI e mid-market che vogliono tempi di implementazione rapidi.

OpenText Content Cloud

Pensato per grandi organizzazioni, OpenText fornisce piattaforme di enterprise content management scalabili e sicure. È particolarmente forte nell’integrazione con sistemi core (SAP, Salesforce) e nei settori regolamentati come finanza e sanità. Offre records management avanzato e strumenti di compliance ad alto livello.

Hyland Alfresco Content Services

Alfresco, oggi parte di Hyland, è una piattaforma flessibile e aperta, con una solida API per personalizzazioni e integrazioni. Offre repository scalabile, governance services, politiche di retention e audit. Indicato per aziende che necessitano di controllo totale e customizzazione profonda.

Come scegliere e partire con la gestione documentale

(La scelta del DMS giusto dipende dal settore, dalla maturità digitale e dagli obiettivi di governance aziendali. È fondamentale quindi procedere con un’analisi accurata per capire quali documenti trattare, quali processi digitalizzare per primi e quali integrazioni sono assolutamente necessarie. In genere si consiglia un progetto pilota su un processo critico (ad esempio il ciclo di approvazione delle fatture) per misurare benefici e favorire l’adozione.

Lanpartners supporta le imprese nell’assessment iniziale, nella selezione della soluzione, nella sua implementazione, nella migrazione dei dati, nella configurazione delle policy di conservazione digitale a norma e nella formazione, per poi garantire un’assistenza continuativa. Con un approccio consulenziale di alto livello sviluppato in oltre 20 anni di esperienza nel digitale, Lanpartners aiuta le aziende a ridurre i rischi di progetto garantendo risultati concreti e monitoraggio continuo. Questo perché la gestione documentale, se ben progettata, diventa un vantaggio competitivo a tutti gli effetti, in grado di ridurre i costi, di accelerare i processi e di tutelare l’impresa dalle sfide normative del futuro.