Conservazione PEC e formato DAT: gestione corretta dei documenti digitali

Le aziende si trovano oggi a dover gestire una mole crescente di documenti digitali che hanno valore legale e probatorio. Tra questi, la conservazione PEC (Posta Elettronica Certificata) riveste un ruolo fondamentale, venendo equiparata per legge a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Ciò significa che un messaggio inviato via PEC costituisce a tutti gli effetti un documento con valore giuridico, in grado di attestare l’avvenuta trasmissione e ricezione di una comunicazione.

Molte imprese, tuttavia, commettono ancora l’errore di continuare a limitarsi a conservare i messaggi PEC all’interno della casella di posta elettronica fornita dal provider. Una prassi che, seppur valida, non garantisce la piena validità legale nel tempo, esponendo di fatto l’azienda a rischi significativi in caso di contenziosi o verifiche ispettive. La conservazione PEC a norma, infatti, richiede processi ben definiti, strumenti tecnologici conformi alla normativa e il rispetto di regole precise fissate dall’ordinamento italiano ed europeo.

Lanpartners, partner tecnologico in grado di offrire soluzioni di conservazione digitale a norma, integra sicurezza, compliance normativa e continuità operativa per una gestione professionale della PEC e dei documenti digitali. Questo permette, oltre a rispettare gli obblighi di legge, anche di rafforzare l’efficienza interna e tutelare la reputazione aziendale in ogni situazione di rischio.

Le basi giuridiche della conservazione PEC

Oltre ad essere uno degli strumenti più utilizzato dalle imprese per l’invio di comunicazioni ufficiali, la PEC ha un valore legale che impone alle aziende obblighi di conservazione precisi. Secondo il Codice Civile (art. 2214 e art. 2220), le imprese devono conservare tutta la corrispondenza aziendale – inclusa la PEC – per almeno 10 anni. Ciò vale sia per i messaggi inviati sia per quelli ricevuti.

Occorre ora distinguere due concetti fondamentali:

• Archiviazione: semplice salvataggio di un file o messaggio in un sistema informatico. Non garantisce autenticità, integrità e immodificabilità;
• Conservazione a norma: processo regolamentato che assicura valore probatorio grazie a tecniche come firma digitale e marca temporale.

Affidarsi unicamente al provider di posta elettronica certificata non è sufficiente: sebbene conservi i messaggi per un certo periodo, non ne garantisce la validità legale nel lungo termine. Per questo motivo le aziende hanno bisogno di un sistema dedicato di conservazione PEC.

Normativa tecnica e il formato DAT

Dal punto di vista tecnico, la PEC è composta da diversi elementi che ne certificano la validità. Uno dei più importanti è il formato DAT (o daticert.xml), un file che contiene i metadati della comunicazione come mittente, destinatario, data e ora di invio e ricezione, identificativi univoci del messaggio.

Il formato DAT deve essere conservato insieme al contenuto del messaggio e alle ricevute per garantire che la PEC mantenga valore probatorio. La normativa AgID sulle regole tecniche di conservazione, insieme al regolamento europeo eIDAS, stabilisce i criteri per assicurare l’integrità dei documenti informatici e la loro conseguente validità nel tempo.

In altre parole, senza la corretta gestione del formato DAT, la PEC rischia di perdere la sua efficacia legale.

Cos’è la conservazione digitale a norma

La conservazione digitale a norma si riferisce al processo che consente di mantenere intatti e legalmente validi i documenti digitali nel corso del tempo. La normativa prevede alcuni requisiti stringenti quali:

• Autenticità: il documento deve poter essere ricondotto con certezza al suo autore;
• Integrità: non deve subire alterazioni nel tempo;
• Immodificabilità: non deve poter essere manipolato;
• Leggibilità e reperibilità: deve essere sempre consultabile, anche a distanza di anni.

La conservazione a norma delle PEC, compreso il formato DAT, richiede l’apposizione di firma digitale e marca temporale, oltre alla redazione del Manuale di Conservazione, documento fondamentale che descrive i processi e i ruoli interni all’azienda.

Per la legge italiana, la PEC è assimilata a tutta la corrispondenza aziendale rilevante. Questo significa che deve essere trattata con la stessa attenzione riservata a documenti contabili, contratti e fatture. Ogni comunicazione inviata o ricevuta tramite PEC è un documento a tutti gli effetti, con valore giuridico e potenzialmente decisivo in caso di contenzioso.

La sua importanza deriva dal fatto che la PEC certifica in modo opponibile a terzi la data di invio, quella di ricezione e l’integrità del messaggio. In un procedimento legale, ad esempio, poter esibire una PEC conservata correttamente equivale a presentare una prova documentale certa e accettata. Ecco perché non basta limitarsi a conservare il messaggio nella casella di posta: è necessario garantire che tutti gli elementi della PEC – contenuto, ricevute, busta di trasporto e file daticert.xml – siano mantenuti intatti, completi e accessibili per il periodo minimo di dieci anni previsto dalla normativa.

Per questo, la PEC intesa come un documento aziendale a lungo termine implica adottare processi strutturati e strumenti certificati. Solo così si può essere certi che la corrispondenza digitale conservi pieno valore probatorio e sia realmente utilizzabile in sede amministrativa, fiscale o giudiziaria.

Sfide operative e tecnologiche

Le aziende che intendono gestire la conservazione PEC a norma devono affrontare diverse difficoltà pratiche. Una delle sfide principali è la differenza sostanziale tra archiviare un documento e conservarlo in conformità di legge. Il semplice salvataggio su un server, un disco esterno o un cloud storage non soddisfa i requisiti di autenticità e immodificabilità richiesti dalle norme. Allo stesso tempo, l’affidamento cieco al provider PEC può generare un falso senso di sicurezza, poiché questi garantisce solo un’archiviazione temporanea e non una conservazione a norma.

Un altro ostacolo rilevante è di natura tecnica. Il formato DAT, ad esempio, contiene informazioni fondamentali ma difficili da interpretare senza strumenti adeguati. Perché un’azienda possa assicurarsi che tali file mantengano valore probatorio, deve dotarsi di sistemi che li estraggano, li firmino digitalmente e li sottopongano a marcatura temporale. Questi processi richiedono automazione, competenze specialistiche e una conoscenza approfondita della normativa.

Infine, non bisogna sottovalutare l’impatto organizzativo. La conservazione digitale richiede la definizione di ruoli interni, la predisposizione di procedure formali e l’adozione di un Manuale di Conservazione aggiornato. Senza un approccio sistematico e ben governato, il rischio è di incorrere in errori, omissioni o persino nella perdita di valore legale dei documenti.

I servizi Lanpartners per la conservazione PEC e dei documenti digitali

Lanpartners offre alle aziende un servizio completo, che va ben oltre la semplice archiviazione e garantisce la piena validità probatoria delle comunicazioni digitali.

Con l’approccio IT Concierge®, Lanpartners si fa carico di tutte le attività tecniche e amministrative legate alla conservazione digitale, permettendo alle imprese di concentrarsi sul proprio business senza doversi preoccupare degli aspetti normativi e tecnici. Ogni messaggio PEC, insieme ai suoi metadati e al file DAT, viene estratto, sottoposto a firma digitale, marcato temporalmente e inserito in un sistema certificato di conservazione. In questo modo, l’azienda ha la certezza che il documento sia integro, autentico e sempre reperibile.

Lanpartners non si limita alla parte tecnologica, ma accompagna il cliente anche nella definizione dei processi, nell’aggiornamento del Manuale di Conservazione e nel rispetto delle linee guida AgID e del regolamento europeo eIDAS. A ciò si aggiunge un sistema di monitoraggio continuo, che garantisce la tempestiva individuazione di eventuali criticità e la loro immediata risoluzione. L’approccio è quindi globale: sicurezza dei dati, compliance normativa, integrazione nei flussi aziendali e supporto proattivo.

Questa visione integrata fa sì che Lanpartners diventi non un fornitore, ma un partner strategico capace di tutelare le aziende e di offrire un valore concreto e duraturo nel tempo.

Linee guida per una corretta gestione aziendale

Per strutturare un sistema di gestione dei documenti digitali efficace e a norma, le aziende dovrebbero seguire alcune best practice fondamentali. È importante sottolineare che non si tratta solo di rispettare la normativa, ma anche di creare processi interni efficienti e sicuri, capaci di supportare la crescita e la continuità aziendale.

Alcuni consigli operativi comprendono:

• Definire un workflow chiaro: ogni fase – dalla raccolta del messaggio alla sua conservazione finale – deve essere regolata da procedure documentate, che stabiliscano chi fa cosa e con quali strumenti;
• Nominare un responsabile della conservazione: figura obbligatoria per legge, incaricata di sovrintendere a tutti i processi e garantire che siano conformi alle regole tecniche. Il Responsabile deve anche predisporre e mantenere aggiornato il Manuale di Conservazione.
• Automatizzare i processi: ridurre al minimo le attività manuali è essenziale per diminuire il rischio di errori. L’adozione di piattaforme certificate, come quelle offerte da Lanpartners, permette di integrare la conservazione a norma nei flussi aziendali senza interruzioni.
• Eseguire verifiche periodiche e audit interni: controlli programmati consentono di identificare tempestivamente eventuali non conformità e di correggerle prima che abbiano ripercussioni legali.
• Formare costantemente il personale: la consapevolezza interna è un fattore decisivo. Investire nella formazione garantisce che chi gestisce la PEC sappia non solo come utilizzarla, ma anche come preservarne il valore legale nel tempo.

Seguendo queste linee guida, le aziende possono strutturare un sistema robusto e conforme, riducendo al minimo i rischi e assicurandosi una gestione documentale solida e sostenibile.

Trasformare un obbligo in un’opportunità

La conservazione PEC e la gestione corretta del formato DAT sono strumenti di tutela e di efficienza per le aziende. Un approccio strutturato consente di ridurre i rischi, garantire la validità legale delle comunicazioni e costruire un archivio digitale sicuro e affidabile.

In questo percorso Lanpartners si propone come partner strategico unendo competenze legali, tecniche e organizzative per offrire soluzioni su misura. Rivolgersi ai nostri esperti significa trasformare la gestione documentale da semplice vincolo normativo a risorsa concreta per la competitività aziendale.