I vantaggi del Cloud per gli Studi Professionali: Sicurezza, Accessibilità e Riduzione dei costi

L’utilizzo di documenti legali in formato digitale è diventata ormai una prassi negli ultimi anni. 

Molti studi professionali hanno investito nella creazione di infrastrutture IT proprietarie che hanno funzionato bene in passato e, che in molti casi, ancora continuano a funzionare oggi.

Ma il contesto socio-economico attuale, lo svilupparsi del remote working, la necessità di migliorare i livelli di sicurezza, hanno però portato alla luce alcune problematiche e criticità delle classiche infrastrutture IT in sede.

In questo articolo vedremo quali sono i vantaggi del passaggio al cloud e quali sono i rischi di rimanere ancorati all’utilizzo di server locali nelle sedi dello studio.

‍

Cosa sono i servizi in cloud e cos’è il cloud journey?

I sistemi in cloud sono dei servizi di comunicazione e storage dei dati, gestiti da società terze che garantiscono l’accessibilità a tali servizi h24, con un alto livello di sicurezza e un'ottima efficienza.

Quando parliamo di “cloud journey” si intende il percorso che porta un’azienda ad abbandonare i sistemi informatici proprietari con l’obiettivo di migrare su piattaforme in cloud, come può essere Microsoft 365. 

‍

Ma quali sono i servizi più utilizzati dagli studi professionali che possono essere migrati da una struttura in sede al cloud?

• Gestione delle email aziendali
• Messaggistica e chat di team
• Video conferenze e riunioni da remoto
• File management dei documenti
• Gestione degli accessi ai documenti per gruppi di utenti

‍

Nonostante la comodità di queste soluzioni, alcune aziende ritengono troppo rischioso il passaggio al cloud, esponendo documenti sensibili al di fuori della propria infrastruttura.

In realtà è vero l’opposto, come confermato da diverse ricerche di settore (Alan Pelz-Sharpe – Dep Analysis, 2021).

‍

Sicurezza dei dati: differenza fra cloud e infrastrutture proprietarie

Parliamo quindi del tema della sicurezza, argomento centrale per qualsiasi attività commerciale e ancor più per gli studi professionali.

Mantenere i dati sui propri server significa dover avere una struttura sicura e sempre connessa.

Se si verifica un malfunzionamento al server, o c’è un problema alla connessione ad Internet, l’accesso a dati e documenti sarà temporaneamente bloccato, senza contare che il server mail non funzionerà e si potranno perdere importanti email in entrata.

Inoltre gestire un sistema in sede pone lo studio o l’impresa davanti a delle sfide dai costi elevati.

Un esempio è il mantenimento di una macchina di backup, avere dei tecnici informatici per il pronto intervento sull’hardware, prevedere e mantenere dischi secondari per i backup dei dati, utilizzare dei software di cifratura dei dati, utilizzare connessioni VPN fuori dall’ufficio e altri casi simili.

Gli attacchi informatici si stanno moltiplicando e avere una struttura non pronta a fronteggiarli potrebbe risultare più rischioso che mantenere i propri documenti e dati nel cloud di grandi big tech informatiche.

‍

Quali sono i vantaggi di affidarsi ad un sistema cloud?

Superando il problema della sicurezza, un’infrastruttura on-premisis ha anche una serie di caratteristiche che le rendono inefficienti per le esigenze di oggi.

Uno dei problemi ricorrenti dei nostri clienti è la gestione dei documenti. 

Spesso i documenti sono salvati sui singoli computer degli impiegati o su cartelle condivise nella rete locale. Questo, a volte, genera confusione e difficoltà nel reperimento delle informazioni.

Anche la connessione dall’esterno diventa macchinosa e complessa, dovendosi servire di una VPN ben configurata.

Trasferendo invece la propria infrastruttura di servizi in cloud, un’azienda potrà:

• Risparmiare tempo e denaro in quanto non ci sarà da fare manutenzione sui server interni
• Migliorare la produttività dei singoli utenti, che potranno accedere a più servizi condivisi, come posta elettronica e documenti, con un’unica credenziale e da diversi luoghi
• Incrementare la sicurezza grazie l’autenticazione a due fattori e la presenza della crittografia dei dati
• Gestire al meglio gli accessi alle risorse tramite gruppi con livelli di accesso specifici e tracciamento delle modifiche

In generale tutti i servizi in cloud sono intuitivamente utilizzabili dagli utenti e richiedono, dopo il settaggio iniziale, un effort minore in fase di manutenzione.

‍

Quali soluzioni si possono adottare per introdurre il cloud?

Ci sono diverse soluzioni sul mercato adattabili alle esigenze di studi professionali e imprese di tutte le dimensioni, dalle più piccole alle grandi imprese.

‍

Microsoft 365 ad esempio è uno degli ecosistemi di cloud business che più consigliamo e implementiamo con i nostri clienti.

Chiunque nell’ambito lavorativo ha utilizzato gli applicativi della suite Office come Word ed Excel e praticamente tutti hanno lavorato con il client di posta Outlook.

La comodità di Microsoft 365 parte da qui: trasferire in cloud gli applicativi business più famosi ed utilizzati, rendendo semplice la transizione per tutti gli utenti, anche per i meno avvezzi alla tecnologia.

Grazie al cloud è possibile collaborare nella stesura di uno stesso documento, ad esempio una pagina Word, senza doverla scaricare, editare sul proprio pc e poi ricaricare in una cartella condivisa. 

Il tutto è tracciato con i log di sistema e facilmente configurabile un livello di sicurezza per determinate directory dove alcuni gruppi di utenti possono scrivere i documenti, mentre altri, ad esempio, solo leggerli.

Inoltre i costi per singolo utente sono bassi rispetto a mantenere un’infrastruttura interna, riducendo rischi di malfunzionamenti e di interventi tecnici.

‍

Un’altra piattaforma assolutamente di rilievo è Cisco Meraki. 

Cisco è leader nella realizzazione di impianti per le reti e con Meraki ha introdotto una serie di funzionalità business cloud che permettono di gestire comodamente le reti tramite una piattaforma attiva h24 online.

Meraki sfrutta la tecnologia di Cisco per scalare il network del proprio business, essendo la soluzione ottimale, ad esempio, se si hanno sedi differenti. 

È possibile implementare una lan in cloud, facendo accedere gli utenti delle varie sedi nella stessa rete locale, con una velocità di connessione stabile.

Questo permette di avere una gestione centralizzata del network aziendale, anche se si hanno più uffici, garantendo così alti standard di sicurezza e privacy. 

‍

Digital transformation: sfrutta le tecnologie cloud per migliorare il tuo business

In questo articolo abbiamo visto l’importanza per gli studi legali e per le PMI in genere di ottimizzare la propria infrastruttura IT.

Ci sono diverse soluzioni nel mercato e per affrontare al meglio queste nuove sfide è importante affidarsi ad un partner affidabile.

Lanpartners è esperta di cloud transformation per aiutare le imprese ad accedere a tutti i vantaggi del cloud.

Scopri di più sugli Studi Professionali, Aziende e PMI che ci hanno scelto per la loro digital transformation.

‍

-> Contattaci per scoprire come possiamo supportare il tuo business